1.1 Estimasi Biaya Proyek
Estimasi biaya harus sudah dilakukan sejak tahap konsepsi proyek. Dengan demikian perkiraan biaya proyek dapat dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan estimasi biaya yang akurat. Artinya estimasi biaya tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain dalam tahap tender, atau tidak terlalu rendah yang meski dapat memenangkan tender namun ujungnya mengalami kesulitan pendanaan karena diangarkan kurang. Terkadang perkiraan biaya yang rendah dilakukan dengan sengaja untuk maksud sekedar memenangkan tender. Setelah tender dimenangkan, kemudian dilakukan negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek. Yang demikian ini disebut buy in. Praktek seperti ini beresiko dan tidak etis, namun banyak dilakukan yang berujung pada korupsi.
a. Perkiraan Biaya secara top-down
Dalam pendekatan ini, manajer puncak memperkirakan biaya seluruh proyek, Selanjutnya, gambaran umum estimasi proyek tersebut diberikan kepada manajer di bawahnya untuk melakukan estimasi biaya untuk paket kerja yang lebih kecil yang menjadi bagian dari keseluruhan pekerjaan proyek. Hal ini dilakukan sampai pada level manajer tingkat paling bawah. Batasan estimasi biaya untuk manajer tingkat lebih bawah adalah bahwa mereka tidak bisa mengusulkan eatimasi biaya yang lebih besar dari yang sudah diperkirakan oleh manajer di atasnya.
b. Perkiraan Biaya secara Bottom Up
Pada pendekatan ini, pertama-tama yang dilakukan adalah merinci pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih detail. Selanjutnya, orang-orang yang terlibat dalam pengerjaan paket kerja diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu untuk penyelesaian suatu paket pekerjaan. Pendekatan Bottom Up ini jarang digunakan karena riskan dari sudut pandang manajer puncak. Ada kecenderungan kekurang percayaan manajer puncak terhadap bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan (mark-up) perkiraan biaya yang diperlukan untuk menjamin keberhasilan di departemennya masing-masing.
Baik untuk waktu atau biaya, estimasi sangatlah penting. Beberapa manfaat estimasi adalah sebagai berikut.
1. Untuk mendukung keputusan yang baik.
2. Untuk menjadwalkan pekerjaan.
3. Untuk menentukan berapa lama suatu proyek perlu dilakukan dan berapa besaran biayanya.
4. Untuk menentukan apakah proyek layak dikerjakan.
5. Untuk menentukan kebutuhan arus kas.
6. Untuk menentukan seberapa baik kemajuan proyek.
7. Untuk menentukan anggaran time phased dan menetapkan basis proyek.
Faktor-faktor yg mempengaruhi kualitas estimasi
1. Horizon Perencanaan
2. Durasi proyek adalah lama waktu pelaksanaan proyek yang mempengaruhi kebutuhan biayanya.
3. Orang
4. Struktur dan organisasi proyek
5. Menaikkan estimasi
6. Budaya organisasi
7. Faktor lain
1.2 Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Estimasi Biaya
Memperbaharui perhitungan estimasi biaya adalah penting agar mendapatkan kemungkinan harga terbaik baik dalam salah satu kontrak dengan sub-kontraktor maupun harga proyek secara keseluruhan. Selama tahap identifikasi beberapa estimasi akan menghasilkan keputusan untuk melakukan perhitungan estimasi pada tahap selanjutnya. Dalam tahap studi kelayakan akan didapatkan beberapa alternatif yang dapat digunakan melakukan hitungan, dengan data yang lengkap hal ini tidak memerlukan engineer dalam jumlah banyak.
Menurut Antohie (2009), faktor yang mempengaruhi besarnya estimasi dibagi menjadi dua bagian besar yaitu:
a. Faktor – faktor yang mempengaruhi biaya selama masa identifikasi dalam menghasilkan desain dasar. Tidak ada proyek yang sama persis walaupun desain dan metode pelaksanaannya sama. Biaya proyek tergantung pada kondisi tanah, material, peralatan maupun alat yang digunakan oleh tenaga kerja sesuai dengan lokasi proyek yang didirikan.
a. Spesifikasi Proyek, mendefinisikan bangunan secara fisik serta kualitas yang dituntut dari proyek.
b. Lokasi adalah tempat dimana proyek akan dibangun yang berpengaruh terhadap biaya adalah peraturan pemerintahan setempat meliputi perijinan, prosedur perijinan, biaya perijinan, dll. Termasuk biaya yang lebih spesifik seperti biaya transport, tenaga kerja, standar desain, dll.
c. Metode penawaran dan tipe kontrak yang dipilih oleh pemilik akan mempengaruhi biaya. Biaya proyek akan berbeda antara unit price contract dan contract total price.
d. Karakteristik lokasi proyek juga akan mempengruhi besarnya biaya seperti kondisi tanah, permukaan air tanah, jalan menuju lokasi, dan kondisi tanah keras.
e. Tipe bangunan merupakan gedung yang benar – benar baru atau menggunakan struktur yang lama yang kemudian diperkuat dan diperbaiki. Kebanyakan pembangunan gedung baru akan lebih murah daripada perbaikan gedung lama.
f. Pajak, besarnya pajak tidak hanya tergantung dimana proyek itu dibangun melainkan juga tipe dari gedung tersebut. – Durasi pelaksanaan proyek, secara umum proyek dengan waktu yang sangat panjang maka akan membutuhkan biaya yang besar pula.
g. Inflasi, juga akan akan berpengaruh pada biaya pelaksanaan, sehingga mempengaruhi estimasi biaya.
b. Faktor – faktor yang mempengaruhi biaya dalam masa implementasi proyek. Setelah proyek mulai dilaksanakan jarang sekali merubah estimasi biaya yang telah dihitung. Dalam tahap desain dan data serta informasi untuk melakukan estimasi biaya dirasa telah cukup maka dibuat estimasi biaya detail pasti dari proyek tersebut.
a. Perubahan desain, yang mungkin dapat terjadi sehingga membutuhkan desain ulang dari elemen – elemen struktur, dapat dipastikan bahwa perubahan ini akan menimbulkan biaya tambah dalam implementasinya.
b. Mismanagement dalam proyek dapat menimbulakan implikasi pada semua tahap proyek konstruksi, seperti kurangnya komunikasi antara pihak – pihak yang berkepentingan, kurangnya respon untuk mengidentifikasi permasalahan yang terjadi, dan lemahnya kontrol waktu pelaksanaan.
c. Kondisi lokasi yang takterduga mengakibatkan bertambahnya waktu pelaksanaan oleh karena itu hal ini akan menambah biaya pelaksanaan.
d. Kekurangan material dan/atau peralatan dikarenakan lokasi proyek yang jauh dan terbatasnya persediaan material di lokasi tersebut.
e. Perubahan kurs / nilai pertukaran mata uang, salah satunya dikarenakan alat yang dibutuhkan ternyata hanya tersedia di luar negeri dan harus mendatangkannya di lokasi.
f. Kesalahan memilih kontraktor, dapat dikarenakan pemilihan kontraktor hanya melihat penawarannya saja tanpa mencari informasi tentang kredibilitas dan kemampuan kontraktor tersebut.
g. Permasalahan pembiayaan proyek, kekurangan dana untuk pembiayaan mengakibatkan proyek tidak berjalan lancar.
h. Perubahan sewa lahan, perubahan harga sewa lahan dapat terjadi karena kesalahan estimasi yang tidak memperbaharui data tentang sewa lahan.
Panduan estimasi waktu, biaya dan sumber daya
1. Tanggung jawab
2. Menggunakan beberapa orang untuk mengestimasi
3. Kondisi normal
4. Unit waktu
5. Independensi
6. Ketidakpastian (contingency)
7. Menambahkan penilaian risiko pada estimasi membantu menghindari kejutan pada stakeholder
1.3 Metode untuk estimasi waktu dan biaya proyek
a. Pendekatan Makro
1. Metode Konsensus
Konsensus adalah sebuah frasa untuk menghasilkan atau menjadikan sebuah kesepakatan yang disetujui secara bersama-sama antarkelompok atau individu setelah adanya perdebatan dan penelitian yang dilakukan dalam kolektif intelijen untuk mendapatkan konsensus pengambilan keputusan.
2. Metode Rasio
rasio adalah membandingkan angka-angka yang ada dalam laporan keuangan untuk mengetahui posisi keuangan suatu perusahaan serta menilai kinerja manajemen dalam suatu periode tertentu.
3. Metode Distribusi Merata (Apportion Method)
Distribusi pendapatan adalah konsep yang lebih luas dibandingkan kemiskinan karena cakupannya tidak hanya menganalisa populasi yang berada dibawah garis kemiskinan.
4. Metode Function Point untuk Proyek Perangkat Lunak dan Sistem
Sebuah proyek dikatakan berhasil apabila sistem tersebut bisa diserahkan tepat waktu, sesuai antara biaya dan kualitas yang diinginkan.
5. Kurva Pembelajaran
Kurva Pembelajaran atau kurva pengalaman (learning curve) adalah sebuah kurva garis yang menunjukkan hubungan antara waktu yang diperlukan untuk produksi dan jumlah komulatif unit yang diproduksi. Teori pembelajaran atau pengalaman telah diaplikasikan secara luas di dunia bisnis.
b. Pendekatan Mikro
1. Metode template
2. Prosedur Parametrik untuk Tugas Spesifik
3. Estimasi Detail untuk WBS Paket Kerja
4. Hibrid : Tahap Estimasi
Kerja proyek time-phased adalah titik penunjuk untuk mengendalikan biaya proyek. Tanpa time-phased hampir tidak mungkin untuk mengendalikan biaya dalam batasan waktu dan dapat dipercaya. Time-phased memulai dengan estimasi waktu untuk paket kerja.
Manajemen Proyek Sistem Informasi
1. Perspektif Industri tentang Software.
2. Karakteristik Perangkat Lunak
3. Krisis Software
4. Konsep Manajemen Proyek oleh PMI
5. Proyek vs Program & Proyek Stakeholder
6. Trade-Off Triangle (Cost, Product, Schedule), 4 Dimensi Proyek (People,Process, Product, Technology)
Perspektif Industri Tentang Software
Arti Software :
1. Ilmu yang mempelajari teknik pembuatan software yang baik dengan pendekatan teknis (Engineering approach)
2. Suatu disiplin rekayasa yang berkonsentrasi terhadap seluruh aspek produksi perangkat lunak.
3. Mengadopsi pendekatan yang sistematis dan terorganisir dalam aktivitasnya dan menggunakan tool dan teknik yang sesuai yang ditentukan berdasarkan masalah yang akan dipecahkan, kendala pengembangan dan sumber daya yang tersedia
Definisi Perangkat Lunak ( Software ) Software (PL) adalah sekelompok item atau objek
Yang membentuk “konfigurasi” dimana di dalamnya termasuk :
a. instruksi/program
b. dokumen
c. struktur data
Arti Perangkat Lunak
1. Instruksi atau program komputer yang ketika dieksekusi akan memberi fungsi dan hasil yang diinginkan.
2. Struktur Data yang memungkinkan program memanipulasi informasi
3. Dokumen yang menggambarkan operasi dan penggunaan program.
Karakteristik Perangkat Lunak
Software merupakan elemen sistem logik dan bukan elemen sistem fisik seperti hardware.
Elemen itu tidak haus, tetapi bisa rusak. Elemen software itu direkayasa atau dikembangkan dan bukan dibuat di pabrik seperti hardware. Software itu tidak bisa dirakit/disusun.
Aplikasi Perangkat Lunak:
1. System Software
2. Real Time Software
3. Business Software
4. Engineering and sciencetific software
5. Embendded software
6. PC software (Personal Computer)
7. Artificial Intelegence software
Produk perangkat lunak dibuat untuk pelanggan tertentu ataupun untuk pasar umum Produk perangkat lunak ada dua jenis :
1. Generik – dibuat untuk dijual ke suatu kumpulan pengguna yang berbeda atau pasar umum.
2. Bespoke (custom) – dibuat untuk suatu pengguna tunggal sesuai dengan spesifikasi yang di inginkan pengguna
1.4 Pengelolaan/Manajemen Biaya
Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemakaian dana proyek, mulai dari proses memperkirakan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman/keuangan.
1.5 Perencanaan Sumber Daya Proyek
Perencanaan sumber daya meliputi pengidentifikasian jenis dan kuantitas sumber daya (manpower, peralatan, dan material) yang diperlukan guna melaksanakan pekerjaan sesuai dan lingkup proyek. Output dari proses ini ialah catatan atau Daftar Jenis Sumber Daya yang diperlukan serta kuantitas masing-masing komponennya.
1.6 Perkiraan Biaya Proyek
Kuantitas dan jenis sumber daya diidentifikasi dilanjutkan dengan Estimasi Keperluan Biaya guna pengadaan sumber daya bersangkutan yang dinyatakan dalam satuan uang, misalnya rupiah. Mengadakan perkiraan biaya termasuk mengkaji atau menjadi alternatif terbaik dari segi biaya. Output dari proses ini adalah dokumen yang berisi Perkiraan Biaya Proyek beserta penjelasan yang diperlukan.
1.7 Penyusunan Anggaran Proyek
Penyusunan anggaran berarti memerinci Alokasi Biaya untuk masing-masing kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal penggunaannya. Anggaran ini nantinya akan menjadi tolok ukur pengendalian kinerja kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah Dokumen Anggaran Biaya Proyek serta rencana penarikannya.
1.8 Pengendalian Biaya Proyek
Proses pengendalian biaya termasuk memantau dan mencatat apakah penggunaan biaya telah sesuai dengan perencanaan. Bila tidak sesuai, dicari sebabnya dan dievaluasi dampak yang mungkin terjadi serta diadakan koreksi. Output dari proses ini adalah Change Order dan Revisi Anggaran.
1.9 Teknik dan Metode
Dikenal banyak teknik dan metode pengelolaan biaya, di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji catatan masa lalu (data historis).
2. Menggunakan data bank, katalog, dan indeks harga.
3. Metode parametris, metode Lang, dan rumus Hirsch & Glazier.
4. Quantity take-off dan harga satuan.
5. Varians dan metode earned value.
6. Cost and schedule control system criteria.
7. Rekayasa nilai.
Materi Pengelolaan Biaya akan dibahas lebih Lengkap pada Materi Tersendiri yang terdiri dari Perkiraan Sumber Daya, Biaya dan Anggaran, serta proses dan Metode Pengendalian Biaya.
1.10 Pengelolaan Waktu atau Jadwal
Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasaran, dan lain-lain. Pengelolaan waktu mempunyai tujuan utama agar proyek diselesaikan sesuai atau lebih cepat dari rencana dengan memperhatikan batasan biaya, mutu dan lingkup proyek.
1.11 Identifikasi Kegiatan Proyek
Proses pengelolan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup proyek WBS atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. Output dari proses ini ialah Daftar Kegiatan dan WBS.
1.12 Penyusunan Urutan Kegiatan Proyek
Setelah diuraikan menjadi komponen-komponennya, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini ialah Jaringan Kerja Proyek.
1.13 Perkiraan Kurun Waktu Proyek
Setelah terbentuk Jaringan Kerja , masing-masing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output proses ini adalah jaringan kerja yang telah Memiliki Kurun Waktu dan Perkiraan Sumber Daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
1.14 Penyusunan Jadwal proyek
Jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dan dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadwal proyek. Output dari proses ini adalah Jadwal Induk, Milestone dan Jadwal untuk Pelaksanaan Pekerjaan di lapangan.
1.15 Pengendalian Waktu dan Jadwal proyek
Pengendalian waktu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengkoreksian agar "progres" pekerjaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Output dari proses ini adalah Revisi Jadwal Induk, Milestone dan Jadwal Pekerjaan Lapangan.
1.16 Teknik dan Metode
Teknik dan metode yang berkaitan dengan pengelolaan waktu atau jadwal adalah sebagai berikut :
Bagan balok dan jaringan kerja (CPM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan menganalisis waktu penyelesaian proyek.
Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen kegiatan.
Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya.
Cost and shedule trade off untuk mencari jadwal yang ekonomis.
Simulasi, misalnya analisis Monte Carlo.
1.17 Software System
Adalah sekumpulan program yang ditulis untuk melayani atau menunjang program lainnya. Beberapa sistem software seperti compiler, editor, komponen-komponen sistem operasi, driver dan prosesor telekomunikasi.
1.18 Real Time Software
Software yang mengukur, menganalisis dan mengontrol kejadian yang sesungguhnya terjadi di dunia. Elemen-elemen real time software terdiri dari:
1. Komponen pengumpul data
Yang mengumpulkan dan menyusun informasi dari lingkungan external.
2. Komponen analisis
Yang mentransformasikan informasi yang diperlukan oleh aplikasi
3. Komponen kontrol
Yang memberikan respon kepada lingkungan external
4. Komponen monitor
Yang mengkoordinasi semua komponen-komponen lainnya, sehingga respons real time yang berkisar 1 milisecond sampai 1 menit dapat dipertahankan.
Perlu dicatat bahwa istilah real time berbeda dari istilah interactive atau time sharing. Sistem real time harus memberikan respons pada waktu yang ditentukan, sedangkan pada sistem interactive atau time sharing respons time biasanya melebihi batas waktu yang ditentukan tanpa merusak hasil.
1.19 Business Software
Software yang paling banyak digunakan dalam bidang aplikasi software. Software ini digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan ( Decision Making ) dalam bidang bisnis. Contoh :
5. Aqurate ACCOUNTING
6. ERP ( Enterprice Resource Planning)
7. Engineering and Sciencetific Software
8. Software yang dicirikan dengan algoritma numerik, aplikasinya berkisar dari astronomi sampai vulkanologi, dari analis ketegangan otomotif sampai dinamika orbit ruang angkasa.
9. Software ini banyak digunakan dalam bidang engineering dan science.
10. Contoh
11. CAD / CAM ( Computer Aided Design / Computer Aided Manufacture - Simulasi sistem
1.20 Jenis-jenis Biaya
Biaya langsung
1. Tenaga kerja
2. Material
3. Peralatan
4. lainnya
Biaya overhead proyek (langsung)
Biaya overhead untuk Umum dan Administrasu (G&A)
Memperbaiki Estimasi
Alasan :
Interaksi biaya-biaya disembunyikan di dalam estimasi.
Kondisi-kondisi normal tidak berlaku
Berbagai hal yg berjalan salah dalam proyek.
Perubahan dalam cakupan dan rencana proyek.
Tindakan :
1. Menyesuaikan estimasi
2. Dana kontingensi dan penyangga waktu
3. Mengubah anggaran dan baseline
1.21 Estimasi Makro versus Estimasi Mikro
Estimasi atas-bawah pada umumnya diperoleh dari seseorang yg menggunakan pengalaman dan atau informasi untuk menentukan durasi dan total biaya proyek.
Estimasi bawah-atas menggunakan metode efisien dan berbiaya rendah. Proses itu dapat berlangsung setelah proyek digambarkan secara detail.
Dalam perhitungan estimasi biaya proyek konstruksi jenis-jenis biaya dibedakan sebagai berikut :
1.22 Biaya Langsung (Direct Cost)
Yang dimaksud dengan biaya langsung adalah biaya yang berhubungan dengan konstruksi / bangunan, diantaranya adalah :
Ø Biaya untuk bahan / material
Untuk menghitung biaya langsung mengenai bahan bangunan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Bahan sisa / yang terbuang (waste)
2. Harga loco atau franco
3. Cari harga terbaik yang masih memenuhi syarat bestek.
4. Cara pembayaran kepada penjual (supplier)
Ø Biaya untuk upah buruh
Untuk menghitung biaya langsung mengenai upah buruhbangunan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Untuk menghitung upah buruhdibedakan dalam : upah harian, borongan per unit volume atau borong keseluruhan (borong dol) untuk daerah-daerah tertentu.
2. Selain tariff upah perlu juga diperhatikan factor-faktor kemampuan dan kapasitas kerjanya.
3. Perlu diketahui apakah buruh atau mandor dapat diperoleh dari daerah sekitar lokasi proyek atau tidak. Bila tidak, berarti harus didatangkan buruh dari daerah lain. Ini menyangkut masalah : ongkos transport dari daerah asal ke lokasi proyek, penginapan, gaji ekstra dan lain sebagainya.
4. Undang-undang perburuhan yang berlaku perlu diperhatikan.
Ø Biaya untuk penggunaan peralatan / equipments.
Untuk menghitung biaya langsung mengenai biaya peralatan untuk pelaksanaan pekerjaan konstruksi / bangunan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Untuk peralatan yang disewa perlu diperhatikan ongkos keluar masuk garasi, ongkos buruh untuk menjalankan peralatan, bahan baku dan biaya operasi kecil.
2. Untuk peralatan yang tidak disewa perlu diperhatikan bunga investasi, depresiasi, reparasi besar, pemeliharaan dan ongkos mobilisasi.
DAFTAR PUSTAKA
MCT. PMP. Happy Robert. 2010. Microsoft Project 2010 Project Management Real World Skills for Certification and Beyond. Penerbit SYBEX Wilfrey Publishing, Inc.
Offset Madcoms, 2014. Kupas Tuntas Microsoft Project 2013. Penerbit Andi Publisher.
Tarore, H. dan Mandagi, R. J. M., 2006. Sistem Manajemen Proyek dan Konstruksi (Simprokon)., Tim Penerbit JTS Unsrat, Manado.
http://faiz-15.blogspot.co.id/2011/11/jenis-jenis-biaya-proyek.html